Så du rakk opp hånden og brått er du styreleder?
Slapp av. Du er ikke den første som uforvarende blir kastet inn i et styreverv fordi du åpnet munnen på årsmøtet eller generalforsamlingen. Du blir ikke den siste heller. For det er slik det fungerer. I utgangspunktet er det svært få som tørr å ta på seg et styreverv uten å ha gjort det før. Det være seg FAU på skolen, velferdskomiteen på jobben eller – det som er et langt mer krevende verv: styreleder i boligsameiet eller borettslaget. Men noen må ta oppgaven, den er både viktig og lovpålagt, dessuten er det faktisk en jobb som må gjøres.
Spørsmålet du må stille deg er dette: Hvordan kan jeg ivareta vervet som styreleder på en god måte til sameiet/borettslagets og naboenes beste, og det i løpet av den lille fritiden jeg har?
Svarene er mange, men to ting er helt avgjørende for at vervet som styreleder ikke skal koste deg både nattesøvn og all din fritid.
Det første er å sørge for at sameiet eller borettslaget har en god, profesjonell og tilgjengelig forretningsfører.
Det andre er å vite at alle i styret er like ansvarlig for å ivareta sameiet eller borettslaget, ikke kun styreleder. Del likt på oppgavene, så blir arbeidsbyrden mindre på hver enkelt.
Forretningsfører
Forretningsføreren, eller boligforvalteren, er styrets profesjonelle partner som jobber med forvaltning av borettslag og sameier. Du som styreleder kan godt være økonom eller jurist, men husk likevel at forretningsføreren har jobbet med å ivareta driften og regnskapsførselen av borettslag og sameier i årevis og har spesialkompetanse på akkurat det.
Her er noen tips som kan gjøre vervet som styreleder litt enklere og sikrer at du følger opp de lovpålagte oppgavene som følger med vervet.
- Velg en forretningsfører som du stoler på og som har solid erfaring med borettslag og sameier.
- Skaff deg kunnskap om hva det innebærer å ha et styreverv og hvordan best ivareta borettslag og sameier ved å velge en forretningsfører som tilbyr kurs for de som har tatt på seg et styreverv.
- Det finnes ingen dumme spørsmål. Det er ingen skam i å ikke forstå alle sider av regnskapet for borettslaget eller sameiet ditt eller andre deler av styrelederjobben. Still heller for mange spørsmål enn å være usikker.
- Be om råd når dere skal ta beslutninger som kan ha store konsekvenser for sameiets økonomi og hver enkelt av naboene dine, for eksempel ved større vedlikeholdsprosjekter eller andre investeringer.
Styret
Som styreleder er du og resten av styret sameiets eller borettslagets utøvende organ. Det vil si at styret i sameiet eller borettslaget på en måte fungerer som daglig leder. Styrets oppgave er å lede sameiet eller borettslaget i samsvar med lover, vedtektene til sameiet eller borettslaget, og følge opp vedtak som besluttes i årsmøter eller generalforsamling. Som styreleder vil du og ett av de andre styremedlemmene i fellesskap kunne inngå forpliktelser på vegne av resten av styret, det vil for eksempel kunne være å inngå avtaler.
Som styreleder er det din oppgave å kalle inn til og lede styremøter og ta imot henvendelser fra beboere i sameiet eller borettslaget, men du står altså ikke alene om å skulle ivareta alle oppgavene i styret.
Her er noen tips for å bli en effektiv styreleder:
- Innfør noen faste styrerutiner med en gang. Følg forretningsførers årshjul, dette gir en god oversikt over de faste oppgaver som styret må gjøre gjennom året. Regelmessige styremøter og helst et fast møtested hvis mulig. Send møteinnkallinger i god tid slik at styret er beslutningsdyktig når det møtes.
- Husk å skrive møteprotokoll, hvor vedtak og signaturer er med. På denne måten oppstår det ikke senere noen usikkerhet om hva styret ble enige om og hva som ble vedtatt.
- Bli kjent med andels- eller seksjonseierne, men holdt det profesjonelt. Gi klar og tydelig beskjed til alle som bor i sameiet om at du er åpen for dialog og ønsker alle innspill velkomne, via riktig kanaler. Opprett gjerne en e-post adresse for borettslaget eller sameiet som styret ivaretar. Det burde være tydelig at du ikke kan nås på telefon til alle døgnets tider.
Styremedlemmene har ulik kompetanse. Sørg for å bruke den samlede kompetansen i styret til beste for sameiet eller borettslaget. Samtidig er det viktig å vite at styremedlemmer ikke kan utføre f.eks elektriske oppgraderinger selv om de er godkjent elektriker. Ved alt av oppgraderinger og lignende arbeid skal det innhentes tilbud på jobben og så tas en avgjørelse om valg av leverandør. Når det er sagt så er det ingenting i veien for å bruke fagkompetanse for å ta enda bedre beslutninger på vegne av sameiet eller borettslaget:
- Har du en ingeniør eller en håndverker i styret, så er det naturlig at hun, ikke du, tar ansvar for å lede prosjektet med å innhente tilbud og snakke med leverandører når det kommer til byggtekniske forbedringer.
- Har du en praktisk anlagt person i styret, så la han ta ansvar for å organisere dugnader og lage liste over ting som må gjøres.
- Komiteer er smart. De fleste synes det er hyggelig å jobbe sammen om mindre, praktiske oppgaver. Opprett små ansvarsgrupper utenfor styret med ansvar for blomsterbed, dugnader, sommerfest, organisering av fellesvaskeri eller tørkeloft, lekeapparater, osv. Trivselen vil øke og jobben din blir enklere.
