Viktig informasjon til styret – GDPR

Stortinget vedtok den nye personopplysningsloven 28. mai 2018. Dato for ikrafttredelse er ikke fastsatt enda, men vil skje tidligst i juli ifølge informasjon hentet fra www.regjeringen.no. Den nye loven medfører både modernisering og innstramming av dagens regelverk.

Et boligselskap behandler personopplysninger som et ledd i daglig drift av selskapet. F.eks. registreres navn, adresse og personnummer for boligeiere og styremedlemmer hos forretningsfører for å kunne utføre ordinære rutiner som innkreving av felleskostnader, gjennomføring av eierskifter og rapportering av opplysninger til Skatteetaten.

Loven fastsetter noen behandlingsregler som må følges. Det skal ikke samles inn og registreres flere personopplysninger enn det som er nødvendig for å ivareta de avtalte og lovpålagte oppgavene. Personopplysninger skal som utgangspunkt ikke brukes til annet enn det som er nødvendig for å oppnå formålet. Opplysningene skal heller ikke oppbevares lenger enn det som er nødvendig for å ivareta formålet.

For de fleste boligselskaper vil håndteringen av personopplysninger skje av noen som opptrer som databehandler på boligselskapets vegne. Behandling av personopplysninger hos forretningsfører skjer på grunnlag av oppdragsavtale (forretningsførerkontrakt) og i henhold til rapporteringsplikt til offentlige myndigheter. Det er imidlertid boligselskapet som har behandlingsansvaret og det skal derfor inngås en databehandleravtale som regulerer databehandlerens plikter. Styret bør derfor kartlegge hvilke leverandører som eventuelt behandler personopplysninger på boligselskapets vegne, og inngå databehandleravtaler med disse.

BORI BBL gjør tilpasninger i produksjonen for å imøtekomme de nye reglene. Blant annet er elektroniske honorarskjemaer et tiltak for å sikre personopplysninger i forbindelse med utbetaling av styrehonorar. BORIs rådgivere vil blant annet kunne tilby bistand til etablering av rutine for sikkerhetskameraer i borettslag og sameier.

BORI BBL utarbeider også nye forretningsførerkontrakter basert på maler fra NBBL (Norske Boligbyggelags Landsforbund), som blant annet ivaretar de nye lovkravene til databehandleravtale. Vi vil oversende nye kontrakter så snart disse er ferdigstilt.