Digital adgang i borettslag og sameier – trygg overgang til en enklere styrehverdag

Tekst og foto: Keyfree

Spørsmålene er ofte de samme:

• Er det trygt?
• Hvordan reagerer beboerne?
• Er det komplisert administrasjon?
• Hva hvis?

Ifølge Arne Johnny Forsberg, daglig leder i Keyfree, handler usikkerhet om at digitale løsninger fortsatt er nye for noen, og ikke om selve teknologien.

I tillegg kan enkelte styreledere oppleve at de står litt alene når de skal navigere i nye løsninger og ta beslutninger på vegne av fellesskapet. Samtidig viser erfaringen at når man først tar steget, opplever de at hverdagen blir betydelig enklere.

For BORI sine kunder åpner det seg gode muligheter for automatisering og et bedre og sikrere tilbud til beboerne. Siden Keyfree og BORI sine systemer er integrert, kan adgangen automatisk følge dem som til enhver tid er registrert som seksjonseiere i BORI sine systemer. Det gir både forutsigbarhet og redusert administrasjon for styret.

Det er nå fem år siden Keyfree ble etablert. Arne Johnny Forsberg gir her råd og tips på veien, samt svarer på direkte spørsmål rundt prosessen for å etablere digitale nøkler.

Fra nøkkelkaos til digital kontroll

Tradisjonell nøkkelhåndtering kan være både ressurskrevende og sårbar:

• Nøkler som ikke leveres tilbake
• Kostbar omlåsing ved tap
• Manglende oversikt over kopier
• Manuell koordinering ved håndverkeroppdrag

Med digitale nøkler kan styret administrere tilganger i sanntid. Adgang kan gis ved mobiltilgang, kode eller brikke. Tilganger kan gis for bestemte klokkeslett, faste ukedager, annenhver uke – eller for en definert periode frem i tid.

Den digitale nøkkelen aktiveres automatisk til riktig tidspunkt – og deaktiveres når perioden er over. Man trenger heller ikke å ta i bruk alt med en gang. Man kan starte litt i det små og tar i bruk flere og flere funksjoner ettersom man blir tryggere på løsningen. Det er ofte den store fordelen med digitale systemer – at systemet kan vokse i bruksområder etter hvert.

Hva er styrene i borettslagene opptatt av knyttet til digital adgang?

Arne Johnny Forsberg:
– Det handler nesten alltid om trygghet og sikkerhet. Styret sitter med ansvaret og ønsker å være sikre på at dette ikke skaper nye utfordringer. Det har jeg stor forståelse for. Derfor bruker vi tid på å forklare hvordan systemet fungerer i praksis, også ved nettutfall eller hvis noen mister telefonen. For oss er det viktig at kundene og beboerne ikke blir stående alene når installasjonen er gjennomført. Vi følger opp og er tilgjengelige også etter at løsningen er satt i drift. Når man ser helheten og opplever støtte og respons fra leverandøren, fremstår overgangen som langt mindre dramatisk enn mange først tror.

Trygghet for både styre og beboere

Moderne adgangssystemer er bygget med flere lag av sikkerhet:

• Alternativ adgang via kode eller brikke
• Lokal funksjonalitet også ved nettutfall
• Full oversikt over aktivitetslogg
• Umiddelbar stans av tilgang ved behov

For beboerne oppleves det ofte som enklere enn tradisjonelle nøkler. Mobilen har man alltid med seg, og skulle noe skje, kan tilgangen raskt justeres. En undersøkelse utført av Norstat for NRK viste at nesten én av tre nordmenn ville valgt å redde mobiltelefonen dersom hjemmet deres begynte å brenne. Dette kan skyldes at mobilen ofte er lett tilgjengelig, for eksempel på nattbordet, og at mange er avhengige av den for kommunikasjon og tilgang til viktige data. https://www.nrk.no/vestland/disse-gjenstandene-ville-folk-reddet-dersom-hjemmet-brant-1.16264659?utm_

Hvordan reagerer beboerne når digitale nøkler tas i bruk?

Arne Johnny Forsberg:
– Erfaringen er at beboerne som oftest er mer positive enn styret forventer. Mange setter pris på fleksibiliteten og muligheten til å bruke mobilen som nøkkel. Samtidig er det viktig å tilby alternativer, som brikke eller kode. Flere velger også å beholde dagens nøkkelløsning i en overgangsperiode, slik at man kan ta stegene gradvis. Vi ser ofte at rundt halvparten av beboerne tar i bruk mobilappen fra første dag, og at de fleste følger etter relativt raskt.

Enklere administrasjon i praksis

Den kanskje største gevinsten ligger i hverdagen til styret.

Gjennom et administrasjonssystem kan styret:

• Opprette og fjerne brukere
• Gi tidsbegrenset adgang
• Administrere appbrukere, brikker og koder
• Legge til og fjerne administratorer
• Endre adganger og rettigheter

I tillegg er det ofte muligheter for integrasjoner med tredjepartssystemer. For eksempel ved integrasjon mot bookingløsninger kan nøkkel opprettes automatisk når et rom reserveres. Det reduserer manuelt arbeid og gir en mer profesjonell drift av fellesarealene. I slike systemer kan man ofte også velge å gi tilganger gratis, eller etter betaling.

Hva er det viktigste styret bør tenke på før de går over til digital adgang?

Arne Johnny Forsberg:
– God kartlegging er helt avgjørende. Hver eiendom er forskjellig, og en vellykket overgang starter med å forstå bygget og behovene til alle involverte, ikke med å montere utstyr. Like viktig er god og tydelig informasjon til beboerne. Når styret føler seg trygge, smitter det over.

Selve monteringen går som regel raskt, dette er prosesser Keyfree med samarbeidspartnere har gjennomført mange ganger tidligere. Det som virkelig avgjør om prosjektet blir vellykket, er god informasjonsdeling, tilgjengelige kontaktpunkter og tett oppfølging i startfasen.

Viktigheten av riktig samarbeidspartner

Overgangen til digitale nøkler er først og fremst et trygghetsprosjekt. Det handler om mer enn teknologi – det handler om prosess.

Å ha en aktør med på laget handler om å gjøre en god kartlegging og en reell vilje til å forstå byggets forutsetninger og kundens behov. Løsningen må tilpasses eksisterende dører og teknisk infrastruktur, samtidig som prosessen preges av tydelig og god kommunikasjon. Like viktig er oppfølgingen etter installasjon, slik at styret og beboerne opplever støtte også når løsningen er satt i drift. For eksempel har Keyfree utviklet løsninger spesielt tilpasset norske borettslag og sameier, med fokus på robusthet, nødløsninger og enkel administrasjon.

Hva betyr det i praksis å ha en aktør «med på laget»?

Arne Johnny Forsberg:

– Det betyr at styret ikke står alene. Vi bistår før, under og etter etablering. Digital adgang skal ikke oppleves som et risikoprosjekt. Det skal oppleves som en forenkling.

En naturlig del av moderniseringen

Digital adgang er i ferd med å bli like naturlig som elbillading eller energiovervåkning. Flere og flere går også over til digitale beboerportaler og styreportaler med interne kommunikasjonsløsninger. Med slike digitale systemer kan man også lage løsninger som snakker sammen og gjør hverdagen mye enklere for både styrene og beboerne.

Mange boligselskaper har også fellesressurser i form av lokaler som leies ut, gjesteleiligheter og hobbyrom. Flere fasiliteter gjør også administrasjonen mer komplisert. Adgang er ofte hjertet i disse fasilitetene, og derfor blir digitale adgangsløsninger nå mer og mer aktuelle. Vi må også nevne at vi er en befolkning som blir eldre og eldre og det vil også være forventninger til at man skal klare seg mer og mer selv før det offentlige kan tilby sine løsninger. Smart adgangsstyring til for eksempel hjemmehjelp vil være ett enkelttiltak som løser opp mange floker for logistikken rundt nåtidens og fremtidens tjenesteleveranser hjem til boligen.

For mange styrer handler det ikke lenger om om man skal modernisere, men hvordan man gjør det på en trygg og kontrollert måte.