Styrearbeid i praksis
Du kjenner kanskje ikke naboene dine særlig godt. Likevel har du tatt på deg ansvaret for hjemmene deres. Her er det du trenger å vite for å gjøre en god jobb.
Som styremedlem i et borettslag eller sameie forvalter du noe som virkelig betyr noe for folk, nemlig hjemmene deres. Styret har et reelt juridisk og økonomisk ansvar for boligselskapet, men heldigvis høres det mer overveldende ut enn det er.
– De aller fleste saker løses greit når dere har gode rutiner, er åpne om det dere er usikre på, og vet hvem dere kan spørre om hjelp, sier Erlend Brodshaug Elvenes, eiendomsforvalter i BORI BBL.
– Det er ikke en eventuell jusutdanning som gjør deg til et godt styremedlem. Det er viljen til å ta jobben på alvor og bry deg litt ekstra, fortsetter Elvenes.
Han og resten av eiendomsforvalterne i BORI BBL støtter styremedlemmer over hele landet. I denne artikkelen får du svar på de vanligste spørsmålene om styrearbeid i praksis.
– Vi hjelper styrer med alt fra den daglige driften til de vanskelige spørsmålene som dukker opp i et boligselskap.
Hva kan styret bestemme?
Dette er ett av de spørsmålene som skaper mest usikkerhet i styret, og det er forståelig, men loven er ganske tydelig på dette punktet. Burettslagslova og eierseksjonsloven (eierseksjonssameier) gir styret reell handlefrihet, men setter klare rammer for når beboerne må involveres.
– Grovt sagt har styret ansvar for den daglige driften, men også for å ta vare på bygningsmassen. Det betyr at styret kan vedta store rehabiliteringsprosjekter med store budsjetter, så lenge formålet er å vedlikeholde det som allerede finnes.
– Hvis tiltaket derimot innebærer noe nytt, som å utvide loftet eller bygge ekstra boder, regnes det som en påkostning og må behandles på årsmøte (eierseksjonssameier) eller generalforsamling (borettslag), forklarer Elevenes.
-
Dette kan styret bestemme alene:
- Løpende drift, små innkjøp og praktiske løsninger
- Vanlig vedlikehold, som maling av kledning, utskiftning av råtne planker, vask av fasade, bytte av eldre vinduer og reparasjoner
- Avtaler med leverandører, for eksempel vaktmester, renhold eller tekniske tjenester
- Nye lån til ordinært vedlikehold (vi anbefaler likevel tydelig kommunikasjon med beboerne underveis). NB! Noen lånetyper krever godkjenning fra generalforsamlingen. Spør forretningsføreren din hvis du er usikker
-
Dette må til årsmøte/generalforsamling:
- Vedtektsendringer
- Påkostninger utover vanlig vedlikehold og forvaltning som utgjør mer enn fem prosent av de årlige felleskostnadene
- Ombygging, påbygging eller andre endringer av bebyggelsen
- Kjøp eller salg av eiendom
- Tiltak som vesentlig påvirker hvordan beboerne bruker boligen eller fellesarealene
- Større beslutninger som er nevnt i vedtektene
Dette er de vanligste sakene, ikke en komplett oversikt. Spør forretningsføreren din om du er usikker på om noe må behandles på årsmøtet/generalforsamlingen.
En god tommelfingerregel på når du må involvere beboerne er «jo større økonomisk konsekvens, jo viktigere er det å involvere fellesskapet».
– Likevel er det viktig å huske at involvering av beboere ikke alltid betyr å la dem være med å bestemme. Ofte er god informasjonsflyt nok, sier Elvenes.
I Styrehåndboken fra BORI finner du en grundigere gjennomgang med eksempler på hva styret kan bestemme alene.
Er du helt ny i styret? Her har vi samlet tipsene du trenger for å lykkes.
Hva kjennetegner et godt styremøte?
Styremøtene er kjernen i alt styret gjør. Det er her dere tar beslutninger og skaper fremdrift. Likevel ser vi at det ofte er her mange styrer sliter. Møtene sklir ut, vedtak glemmes og ingen er helt sikre på hva som faktisk ble bestemt.
– Det er sjeldent mangel på engasjement som er problemet. Det er mangel på struktur, sier Elvenes.
En god start er å legge inn faste møtedatoer for hele året allerede i januar. Send sakslisten ut i god tid, gjerne med relevante dokumenter vedlagt slik at alle kan møte forberedt. Hvert vedtak bør ha én ansvarlig person og en dato for oppfølging.
Etter møtet er protokollen det viktigste verktøyet. Skriv den mens møtet fortsatt sitter friskt i minnet, noter vedtakene nøyaktig og sørg for at den signeres av møteleder og minst én annen deltaker.
-
Hvem gjør hva i styret?
Styrelederen kaller inn til møter, setter opp sakslisten og leder møtene. Styrelederen følger opp at vedtak blir gjennomført og er ofte styrets ansikt utad og kontaktpunkt mot beboere, forretningsfører og leverandører.
Styremedlemmene møter forberedt, setter seg inn i sakene og bidrar aktivt i beslutninger. Hvert styremedlem har gjerne et eget ansvarsområde som han eller hun følger opp mellom møtene, for eksempel økonomi, vedlikehold, HMS, kommunikasjon eller leverandøroppfølging.
Varamedlemmene trer inn ved frafall blant styremedlemmer.
Valgkomiteen finner og foreslår kandidater til styret. Den består av beboere som ikke selv sitter i styret. Der det ikke finnes en valgkomité er det styret selv som har ansvaret for å finne nye kandidater til styrevervene.
Hva skjer på årsmøtet og generalforsamlingen?
Én gang i året samles alle beboere for å godkjenne regnskap, behandle innkomne saker og velge styre. Beboerne får anledning til å stille spørsmål til styrearbeidet og gi sine innspill til sakene som behandles.
Dere kan bare behandle saker som er meldt inn i forkant. De fleste vedtak fattes med simpelt flertall. Skal dere endre vedtekter kreves to tredjedeler flertall av de avgitte stemmene. Blanke stemmer telles ikke.
Mange styremedlemmer kjenner litt på nervene før dette møtet, og det er helt normalt.
– Den beste medisinen mot nervene er god forberedelse. Gode forberedelser kan inkludere en årsberetning som er enkel å forstå, tall forklart på en tydelig måte og svar på spørsmålene du tror vil komme, sier Elvenes.
-
10 tips for en enklere styrehverdag
- Ha en årsplan med alle frister og planlagte oppgaver samlet på ett sted
- Lag en vedlikeholdsplan med oversikt over når ting skal sjekkes, vedlikeholdes og fornyes – det gir færre overraskelser og gjør det enklere å budsjettere
- Bruk en fast agendamal til hvert styremøte
- Skriv protokollen samme dag
- Bruk forretningsføreren deres aktivt, de kjenner regelverket og har lang erfaring
- Kommuniser jevnlig med beboerne for å bygge tillit og unngå rykter
- Ta tak i konflikter tidlig
- Inviter forretningsfører til årsmøte/generalforsamling, de kan svare på spørsmål og sikre at alt går riktig for seg
- Ha alltid minst tre måneders felleskostnader på driftskontoen som buffer
- Sjekk at boligselskapet har styreansvarsforsikring – det gir ekstra trygghet hvis noe går galt
Styrehåndboken gjør hverdagen enklere
Ingen forventer at du kan alt. Men det er godt å ha noe å støtte seg til når spørsmålene kommer. Styrehåndboken fra BORI er verktøyet du kan slå opp i når du har spørsmål. I håndboken finner du gode råd om blant annet økonomi, vedlikehold, HMS, møteledelse og kommunikasjon med beboere.
Flere artikler
8 tips for en vellykket dugnad
Hvert år arrangerer tusenvis av borettslag og sameier dugnad. Med gode forberedelser kan dere unngå kaos, få flere med – og gjøre dugnaden effektiv, trygg og hyggelig for alle.
Digital adgang i borettslag og sameier – trygg overgang til en enklere styrehverdag
Digital adgang har etablert seg som en naturlig del av moderniseringen av norske borettslag og sameier. Noen styrer opplever imidlertid fortsatt en terskel for å ta steget til digital adgang.
To nye Altibox-apper gjør hverdagen tryggere – både på nett og hjemme
Altibox har lansert to nye apper som kan gi økt digital trygghet og bedre kontroll over hjemmenettet. Mange boligselskap i BORI har Altibox. Her kan du lese mer om appene.
Generalforsamling 2026
Som boligbyggelag er BORI organisert som et samvirke, og medlemmene er våre eiere. Den øverste myndigheten i boligbyggelaget utøves av generalforsamlingen.
