Fersk i styret: Din guide til de første ukene
Du har nylig blitt valgt inn i styret. Sakslisten er lang, dokumentene nye, og så ringer naboen om en vannlekkasje. Her får du en praktisk guide til oppstarten, og fallgruvene du bør styre unna.
– Å tre inn i et styre kan føles ukjent og utfordrende, spesielt hvis du ikke har styreerfaring. Samtidig lærer du mye gjennom styrevervet, og bidrar til å forme bomiljøet ditt. Med god struktur og riktige ressurser står du godt rustet til å gjøre en solid jobb, sier Morten Werner, fagansvarlig for kunde- og regnskapsservice i BORI.
Men hvor begynner du? Her tar vi deg gjennom de første ukene, steg for steg.
Sjekkliste: Dette bør du starte med
Det viktigste du gjør som nytt styremedlem er å få oversikt. Start med å sette deg inn i:
- Vedtektene – regler for boligselskapet
- Husordensreglene – praktiske regler for hverdagen til beboerne
- Protokoller fra de siste styremøtene – hva har styret jobbet med?
- Siste årsberetning og regnskap – hvordan står det til økonomisk?
- Vedlikeholdsplanen – hva er planlagt fremover?
- HMS – har boligselskapet HMS-avtale og HMS-verktøy?
- Forretningsførerkontrakten – viser hvilke tjenester og oppgaver som håndteres av BORI, og hva styret har ansvar for å håndtere
Hvis BORI er forretningsfører, bør du starte i styreportalen. Der finner du dokumentene du trenger og kan enkelt få oversikt over boligselskapet. En styreportal gjør det også enklere å planlegge møter, samle dokumenter og holde orden i styrearbeidet.
Visste du at: Som BORI-kunde får du rabatterte priser hos Ræder Bing og 30 minutters gratis rådgivning. Les om alle storkundefordelene våre her.
-
Dette er styrets ansvar, kort oppsummert
- Økonomi og forvaltning: Budsjett, regnskap, felleskostnader, forsikringer og lån
- Vedlikehold og drift: Alt som inngår i fellesarealene, fra tak og fasader til uteområder og trappeoppganger
- Oppfølging av vedtak: Sørge for at beslutninger fra generalforsamlinger / årsmøter og styremøter blir gjennomført
- Kommunikasjon: Informere beboerne om saker som angår dem
- Lover og regler: Følge gjeldende lovverk, vedtekter og husordensregler
Når naboen banker på
Kommunikasjon er en viktig del av styrevervet. Plutselig er du den naboen tar kontakt med for å spørre om alt fra klager på støy til spørsmål om oppussing. Det er viktig å være tilgjengelig, men det betyr ikke at du skal svare på telefoner til alle døgnets tider.
– Bli enige om én felles kanal fra starten, gjerne e-post. Da får dere dokumentert alle sakene, hele styret holder seg oppdatert, og beboerne vet hvor de skal henvende seg, sier Morten.
– Beboere når styret enkelt via den felles e-postadressen, eller via kanalen styret har valgt.
Tips: Ikke gi naboen et ja eller nei i en uformell prat over gjerdet. Ta saken i styret først, og gi svar når styret har behandlet den.
Sitter du allerede i styret? Her har vi samlet alt du trenger å vite for å gjøre en god jobb.
Vanlige fallgruver for ferske styremedlemmer
Det er lett å trå feil som ny i styret. Her er fallgruvene som oftest skaper unødvendig stress, og hva du kan gjøre for å unngå dem.
Ikke bær alt ansvaret alene. Styrearbeid er lagarbeid. Fordel oppgaver, bruk kompetansen i styret – og involver forretningsfører aktivt når det er naturlig.
Dokumenter alt. Husk at alle beslutninger og vedtak skal protokollføres. Det beskytter både styret og beboere hvis det oppstår uenighet.
Ikke utsett krevede saker. Vedlikeholdsbehov og konflikter har en tendens til å vokse i stillhet. Ta grep tidlig, før saken blir større og mer krevende.
– Mange styrer kjenner press for å holde felleskostnadene nede, men det kan bli en bjørnetjeneste. Møter dere motstand, bør dere legge frem en så saklig begrunnelse som mulig, tipser Morten.
Hos BORI får du verktøy som gir deg oversikt og kontroll, og erfarne forretningsførere du kan støtte deg på. Les mer om forretningsførsel fra BORI.
Styrehåndboken gjør det enklere å komme i gang
Som nytt styremedlem er det nyttig å ha en veileder å slå opp i når spørsmål oppstår. Styrehåndboken fra BORI er en praktisk guide til en enklere styrehverdag, enten du sitter i ditt første styremøte eller står midt i en sak.
I styrehåndboken finner du råd og informasjon om blant annet:
- Økonomi: budsjetter, felleskostnader og regnskap
- Vedlikehold og drift: planlegging, prioriteringer og leverandører
- HMS: rutiner og ansvar
- Møter og protokoll: forberedelser, møteledelse og vedtak
- Kommunikasjon med beboere: kanaler, forventninger og tydelige svar
Flere artikler
Styrearbeid i praksis
Du kjenner kanskje ikke naboene dine særlig godt. Likevel har du tatt på deg ansvaret for hjemmene deres. Her er det du trenger å vite for å gjøre en god jobb.
8 tips for en vellykket dugnad
Hvert år arrangerer tusenvis av borettslag og sameier dugnad. Med gode forberedelser kan dere unngå kaos, få flere med – og gjøre dugnaden effektiv, trygg og hyggelig for alle.
Digital adgang i borettslag og sameier – trygg overgang til en enklere styrehverdag
Digital adgang har etablert seg som en naturlig del av moderniseringen av norske borettslag og sameier. Noen styrer opplever imidlertid fortsatt en terskel for å ta steget til digital adgang.
To nye Altibox-apper gjør hverdagen tryggere – både på nett og hjemme
Altibox har lansert to nye apper som kan gi økt digital trygghet og bedre kontroll over hjemmenettet. Mange boligselskap i BORI har Altibox. Her kan du lese mer om appene.
